Cum verifici automat datele despre clienți și furnizori în fișierul SAF-T

Începând cu introducerea SAF-T ca standard de raportare fiscală în România, tot mai multe companii se confruntă cu provocarea asigurării corectitudinii datelor transmise. Iar când vine vorba de clienți și furnizori, orice eroare, oricât de mică, poate duce la respingeri din partea ANAF, notificări de neconformitate, sau la audituri amănunțite. Fie că vorbim despre solduri, facturi sau încasări, toate datele trebuie să fie corect corelate și raportate în toate secțiunile SAF-T. Dar știm cu toții cât de dificil poate fi acest lucru când datele sunt împărțite în mai multe sisteme și formate.

Așadar, cum te asiguri că totul este în ordine? Descoperă cum ar trebui raportate informațiile despre clienți și furnizori în SAF-T și cum poți automatiza verificările cu Latitude App ca să economisești timp și să eviți greșelile.

Unde apar datele clienților și furnizorilor în SAF-T?

Raportarea lunară sau trimestrială SAF-T include informații despre clienți și furnizori în mai multe secțiuni esențiale:

• Client sau Furnizor – Arată soldurile inițiale și finale.
• Jurnal – Include toate tranzacțiile contabile asociate.
• Facturi emise – Lista completă cu facturile emise.
• Facturi primite – Lista completă cu facturile primite.
• Plăți – Încasări, plăți și compensări.

Pentru a menține coerența, fiecare partener trebuie identificat cu un ID unic, generat pe baza unor reguli clare, în funcție de statutul juridic, țara și înregistrarea în scopuri de TVA. Odată generat, acest ID trebuie folosit în toate secțiunile SAF-T, fără excepții.

Problema?

În practică, situațiile neprevăzute sunt frecvente. ERP-urile incomplet configurate, lipsa unor date esențiale sau reguli de export SAF-T incorecte duc adesea la ID-uri de client sau furnizor generate greșit, parteneri raportați cu coduri TVA diferite, sau tranzacții nereferențiate corespunzător. Toate aceste mici erori pot declanșa alerte de neconformitate sau chiar respingerea declarației.

Soluția? Automatizarea verificărilor

Latitude App propune o abordare rapidă și eficientă în 4 pași, care elimină incertitudinile și automatizează întregul proces de control al datelor din SAF-T.

Pas 1: Validarea ID-urilor de Client și Furnizor

Primul pas este comparația între ID-urile din SAF-T și cele din declarațiile fiscale – D394 pentru clienți interni și D390 pentru clienți intracomunitari.

Exemplu:

• Dacă în D394 un client are codul de TVA 12345, în SAF-T trebuie să apară cu ID 0012345.
• Dacă în D390 apare cu țara AT și TVA U12345, în SAF-T va fi 01ATU12345.

Latitude App face această verificare automat și semnalează orice neconcordanță. Inclusiv prefixele speciale, cum ar fi 02 (firme non-UE), 03 (persoane fizice), sau 04 (clienți persoane fizice care nu își declară CNP-ul) sunt analizate.

Dacă ERP-ul folosit nu permite export în Excel, Latitude App convertește fișierele XML din SAF-T în Excel în câteva secunde, astfel încât să poți analiza datele ușor.

Pas 2: Verificarea soldurilor

După validarea ID-urilor, a doua etapă vizează corelarea soldurilor din secțiunea Customers/Suppliers cu cele din balanța contabilă.

Latitude App verifică:

• Soldurile inițiale și finale din conturilor de clienți/furnizori din balanța de verificare.
• Totalurile corespunzătoare din SAF-T.

Dacă există diferențe, cauza poate fi în înregistrările contabile eronate sau în modul de mapare a soldurilor în fișierul SAF-T.

Pas 3: Verificarea mișcărilor din jurnal

Mișcarea netă pentru fiecare partener (diferența dintre soldul final și cel inițial) trebuie să fie identică cu totalul tranzacțiilor înregistrate în registrul jurnal.

Latitude App compară:

• Modificarea netă din secțiunea Customers sau Suppliers (sold de închidere minus sold de deschidere).
• Totalul tranzacțiilor din jurnal pentru același ID și cont.

Dacă cifrele nu se potrivesc, poate fi vorba despre tranzacții postate fără un ID corect sau tranzacții lipsă.

Pas 4: Reconcilierea facturilor și plăților

În etapa finală, sunt analizate corelațiile dintre facturile emise/primite, plățile efectuate și înregistrările din jurnal.

Latitude App verifică automat:

• Totalul tranzacțiilor contabile.
• Valoarea totală a facturilor (cu TVA).
• Sumele din plăți/încasări și compensări.

Orice diferență este justificată doar dacă provine din tranzacții care nu reprezintă o factură sau o plată, cum ar fi diferențe de curs valutar, reclasificări contabile sau închideri de avansuri.

Totul în doar 3 clickuri

Cu Latitude App, procesul este simplu și rapid:

1. Încarci fișierele SAF-T XML și declarațiile D300, D390, D394.
2. Începi procesul de verificare.
3. Descarci raportul cu toate potrivirile și neconcordanțele identificate.

De ce contează

Un singur ID de client greșit sau o factură neraportată corespunzător în fișierul SAF-T poate face diferența între o raportare fără griji și o notificare oficială care vine cu penalități, audit sau ore în șir pierdute cu rectificări. În 2025, conformitatea nu mai este o opțiune, ci o condiție de bază. Iar când ai mii de linii de date și deadline-ul bate la ușă, verificarea manuală nu doar că este ineficientă, e imposibilă.

Cu Latitude App, poți automatiza verificările, identifica instant neconcordanțele și livra un raport clar, gata de acțiune. Rapid. Precis. Fără bătăi de cap.

Este momentul să transformi conformitatea într-un avantaj competitiv. Tu controlezi datele. Noi te ajutăm să o faci fără erori. Scrie-ne la support@latitude-app.com și află cât de simplu este să automatizezi tot procesul!