ABC în Antreprenoriat III: Temerile antreprenorilor legate de RO e-Factura și cum le diminuezi

Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care antreprenorii o adresează echipelor financiar-contabile este: „Ce trebuie să fac ca să evit amenzile?". Întrebarea e legitimă și pune reflectorul pe un adevăr: conformitatea fiscală cere disciplină, proceduri clare și înțelegerea corectă a regulilor. Iar când cadrul normativ este variat și dinamic, presiunea pe decizie, mai ales în zona financiar-contabilă, crește.

Mulți antreprenori își construiesc planul de acțiune plecând de la regimul sancțiunilor. Practic, harta amenzilor devine busola conformității. În continuare, sintetizăm ce ai de făcut ca utilizator al sistemului RO e-Factură pentru a reduce riscul de sancțiuni și pentru a-ți stabiliza operațiunile.

Primul pas: Folosește în mod practic perioada de grație

Nu aștepta finalul perioadei de grație pentru a te alinia regulilor. Tentația amânării e mare, dar contraproductivă. Folosește acest interval ca pe un laborator de învățare:

• Testează fluxurile de emitere și transmitere;
• Notează toate blocajele și neconcordanțele;
• Documentează corecțiile și procedurile interne;
• Pregătește scenarii pentru cazuri atipice (corecții, stornări, facturi B2G/B2B/B2C).

Perioada de grație este timp de tatonare fără consecințe, nu timp de evitat sistemul. Cu cât intri mai repede în ritm, cu atât scade riscul de neconformitate după ce sancțiunile devin efective.

Busola de acțiuni pentru evitarea sancțiunilor

B2G – Plata doar pentru facturi „marcate" în RO e-Factură

Dacă ești destinatar (autoritate, entitate contractantă sau unitate de achiziții), poți efectua plăți numai pentru facturi emise și transmise corect prin RO e-Factură. Sancțiunea fiind o amendă între 500 și 1.000 lei pentru plata din bugetul propriu a unei facturi care nu respectă regulile sistemului.

B2B – Obligatoriu transmiți facturile prin RO e-Factură (emitent)

Pentru livrări sau prestări cu locul în România, în relația B2B, utilizarea sistemului este obligatorie. Sancțiunea pentru emitent este o amendă de 15% din valoarea totală a facturii dacă nu respectă obligația.

B2B – Înregistrare contabilă doar pe baza facturilor primite în sistem (beneficiar)

Nu înregistra tranzacții în contabilitate fără documente primite prin RO e-Factură. Sancțiune: pentru beneficiar, amendă de 15% din valoarea totală a facturii.

Termenul de 5 zile calendaristice de la emitere (toți utilizatorii)

Transmiterea facturilor în sistem trebuie făcută în maximum 5 zile de la emitere. Sancțiuni pentru depășirea termenului:

• Contribuabili mari: 5.000 – 10.000 lei
• Contribuabili mijlocii: 2.500 – 5.000 lei
• Alți contribuabili și persoane fizice: 1.000 – 2.500 lei

Executări silite și valorificări – obligații speciale (B2B și, din 1 iulie 2025, B2C)

Organele de executare silită (inclusiv ANABI) și executorii judecătorești trebuie să utilizeze RO e-Factură pentru facturile emise în numele și contul furnizorilor în cadrul executărilor silite sau valorificării bunurilor sechestrate. Sancțiunea fiind o amendă între 5.000 și 10.000 lei pentru fiecare factură emisă fără încărcare în sistem (B2B). Din 1 iulie 2025, se aplică și pentru B2C.

Cum păstrezi controlul și reduci riscurile fiscale pas cu pas

• Standardizarea fluxului de emitere-transmitere-încasare și documentarea pașilor.
• Validarea datelor la sursă – coduri fiscale, încadrări, date partener.
• Stabilirea de alerte automate pentru termenul de 5 zile.
• Verificarea simetriei B2B – ce emiți vs. ce recunoaște partenerul.
• Simularea controalelor – reconcilierea lunară a D300 cu P300.
• Antrenarea echipelor – pe scenarii de excepție: corecții, note de credit, facturi multiple.

Când ai reguli clare și disciplină digitală, frica de amendă se transformă în control.

FAQ despre sancțiuni și RO e-Factură

1. Când intră efectiv în vigoare sancțiunile pentru neutilizarea RO e-Factură?

Perioada de grație se încheie la finalul termenului stabilit prin OUG 138/2024. De atunci, amenzile se aplică automat, indiferent de dimensiunea companiei.

2. Ce se întâmplă dacă uit să trimit o factură în termen de 5 zile?

Factura rămâne valabilă, dar vei fi pasibil de amendă, în funcție de categoria fiscală (de la 1.000 lei până la 10.000 lei).

3. Dacă partenerul meu nu a emis factura prin e-Factură, pot să o înregistrez?

Nu. În contabilitate se înregistrează doar facturile primite prin sistemul RO e-Factură. Orice altă formă nu are valoare fiscală.

4. Pot corecta o factură încărcată greșit?

Da. Sistemul permite corecții și retransmisii, însă fiecare modificare trebuie făcută respectând regulile de codificare pentru a evita noi erori.

5. Ce înseamnă „perioada de grație"?

Este intervalul în care poți utiliza sistemul fără aplicarea de amenzi, folosit pentru testare și ajustare. Totuși, obligația de transmitere există și în această perioadă.

6. Există amenzi pentru autoritățile publice care plătesc facturi neînregistrate în sistem?

Da. Entitățile contractante pot fi sancționate cu amenzi între 500 și 1.000 lei dacă efectuează plăți pentru facturi care nu respectă regulile RO e-Factură.

7. Cum pot verifica dacă o factură este validată?

O factură validată poartă sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, care certifică acceptarea în sistem.

8. Ce se întâmplă dacă am o diferență între factura transmisă și cea preluată în sistemul partenerului?

Se recomandă reconcilierea automată sau manuală a facturilor B2B și verificarea istoricului din platforma ANAF pentru a evita dublurile sau erorile.

Referințe de informare

• OUG nr. 120/2021 privind administrarea și funcționarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factură, publicată în Monitorul Oficial nr. 960/2021.
• OUG nr. 138/2024 privind modificarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, publicată în Monitorul Oficial nr. 1222/2024.
• Legea nr. 139/2022 pentru aprobarea OUG nr. 120/2021, publicată în Monitorul Oficial nr. 490/2022.