RO e-Factura: sistem obligatoriu de facturare electronică - cine, când și cum trebuie să emită facturi electronice

Cine are obligația emiterii și transmiterii de e-Facturi?

Obligația de a emite facturi electronice și de a le transmite prin sistemul național RO e-Factură revine:

Operatorilor economici care comercializează produse cu risc fiscal ridicat în relația B2B (Business to Business)

Lista produselor cu risc fiscal ridicat este detaliată pe larg în OPANAF nr. 12/2022 și cuprinde următoarele categorii de produse:

• Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile (coduri NC de la 0701-0714; coduri NC de la 0801-0814)
• Băuturi alcoolice (coduri NC de la 2203-2208)
• Construcții noi, potrivit definiției din Codul fiscal
• Produse minerale: apă minerală naturală, nisip și pietriș (coduri NC de la 2201-2202, NC 2505, NC 2517)
• Îmbrăcăminte și încălțăminte (coduri NC de la 6401–6405, coduri NC de la 6101 la 6117, coduri NC de la 6201 la 6212 și coduri NC de la 6214 la 6217)

Operatorilor economici care se află într-o relație B2G (Business to Government)

Indiferent dacă este vorba de prestări de servicii sau de livrări de bunuri, aceștia au obligația să emită facturi electronice și să le transmită în sistemul național RO e-Factură.

O relație de activitate de tipul B2G este considerată relația prin care un operator economic are calitatea de contractant sau subcontractant / subantreprenor potrivit Legii nr. 98/2016, Legii nr. 99/2016, Legii nr. 100/2016 și al OUG nr. 114/2011.

Unităților afiliate

Operatorii economici care prestează servicii de turism în relația B2C (Business to Consumer), pentru facturile emise titularilor voucherelor de vacanță emise pe orice tip de suport.

Conform Ghidului ANAF din decembrie 2022, sistemul RO e-Factură se extinde dincolo de livrările locale de bunuri cu risc fiscal ridicat. Inițial, se presupunea că obligația de raportare se aplică doar tranzacțiilor interne, însă noile reglementări impun raportarea și pentru facturile emise către clienți din afara României. Această clarificare consolidează transparența fiscală și asigură conformitatea tuturor tranzacțiilor, fie ele interne sau internaționale.

Ce informații trebuie incluse în e-Factură și ulterior raportate către ANAF?

Factura electronică reprezintă factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată. Structura facturii electronice trebuie să respecte specificațiile tehnice și de utilizare prevăzute de standardele europene și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național.

Elementele principale ale facturii electronice prevăzute în legislație sunt următoarele:

• Identificatorii de proces și de factură
• Data facturii
• Informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările
• Informații privind destinatarul facturii electronice
• Informații privind beneficiarul plății
• Informații privind reprezentantul fiscal al emitentului
• Identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate
• Referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii
• Detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor
• Instrucțiuni de plată și informații privind creditări sau debitări
• Informații privind pozițiile de pe factură
• Defalcarea TVA și totalul facturii

Informațiile tehnice publicate de ANAF în legătură cu RO e-Factură pot fi regăsite accesând următorul link: mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice

Când trebuie emise și transmise e-Facturile?

Începând cu data de 1 aprilie 2022, unitățile afiliate sunt obligate să transmită în sistemul RO e-Factură facturile emise titularilor voucherelor de vacanță emise pe orice tip de suport.

Începând cu data de 1 iulie 2022:

• Entitățile care comercializează în relația B2B produse considerate cu risc fiscal ridicat sunt obligate să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factură, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factură.
• Entitățile care se află în relația B2G sunt obligate să emită facturi electronice și să le transmită prin sistemul RO e-Factură, pentru toate tipurile de livrări de bunuri și prestări de servicii.

Totuși, legislația aplicabilă la acest moment nu prevede un termen până la care trebuie raportate facturile în sistemul e-Factură, ci prevede doar data de la care facturile emise ar trebui raportate și în sistemul RO e-Factură. Mai mult, legislația aplicabilă la acest moment nu prevede o sancțiune / contravenție pentru neraportarea facturilor în sistemul RO e-Factură.

Cum se face raportarea / transmiterea către ANAF?

Factura electronică se transmite de către emitent în sistemul RO e-Factură prin intermediul SPV (Spațiul Privat Virtual), în secțiunea dedicată e-Facturii. Astfel, este vital ca operatorii economici să fie înregistrați în prealabil în SPV pentru a putea transmite e-Facturile.

Există două modalități de transmitere a facturii electronice:

1. Interconectarea aplicației de facturare disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factură, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface). Documentația tehnică pentru microservicii și aplicații este disponibilă la adresa: mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice. Această modalitate de transmitere permite încărcarea automată a mai multor fișiere XML (adică a mai multor e-Facturi) în același timp în SPV-ul emitentului, însă implică o dezvoltare software prealabilă.
2. Utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor și transmiterea XML-urilor generate prin intermediul SPV-ului emitentului. Aplicația web pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor pentru completarea e-Facturilor și generarea XML-urilor aferente poate fi accesată utilizând următorul link: anaf.ro/CompletareFactura. Una dintre provocările acestei modalități de transmitere este faptul că fiecare XML trebuie generat în mod individual, factură cu factură, și apoi încărcat în SPV în secțiunea dedicată e-Facturii.

Dacă factura electronică transmisă respectă structura prevăzută de legislație, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și se comunică automat destinatarului, în spațiul său privat virtual (SPV). Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul RO e-Factură.

În situația în care factura electronică transmisă nu respectă structura corectă, emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor identificate, se încearcă din nou transmiterea facturii electronice.

Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, iar data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă pentru descărcare din sistemul RO e-Factură.

Emitentul trebuie să fie înscris în Registrul RO e-Factură pentru a putea transmite e-Facturi?

Înregistrarea în Registrul RO e-Factură se realizează doar de către entitățile care nu au obligația utilizării acestui sistem dar doresc prin opțiune să utilizeze sistemul RO e-Factură.

Entitățile care sunt obligate să emită și să transmită e-Facturi pot face acest lucru fără a fi înscrise în Registrul RO e-Factură.

Atenție însă că înscrierea prin opțiune în Registrul RO e-Factură duce la obligația de a raporta toate facturile prin sistemul RO e-Factură, și nu doar cele pentru care raportarea este obligatorie.

Din punct de vedere procedural, înscrierea emitențlor în Registru RO e-Factură se face prin transmiterea formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factură/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factură", având bifată secțiunea III.

Registrul RO e-Factură poate fi accesat utilizând link-ul: Registrul RO e-Factură ANAF

ATENȚIE

Este foarte important să se înțeleagă în mod corect cerințele de raportare în sistemul RO e-Factură pentru a se evita erorile sau chiar omisiunea raportării. Este important să se asigure că personalul implicat în procesul de raportare are cunoștințele și competențele necesare pentru a opera în conformitate cu cerințele sistemului RO e-Factură. De asemenea, este necesar ca datele să fie pregătite într-un format standardizat. Pentru alegerea unei soluții tehnice optime, operatorul economic trebuie să țină cont de specificul activității pe care o desfășoară și de volumul datelor care trebuie transmise în sistemul RO e-Factură.