Cele 4 stadii de maturitate în achiziții: unde e compania ta?

La un moment dat, orice director de achiziții primește întrebarea asta de la conducere: „unde stăm, de fapt, cu achizițiile?". Și de multe ori răspunsul nu e simplu, pentru că nimeni nu a decis vreodată, într-o ședință, cum să arate procesul. El pur și simplu a crescut odată cu firma.

Procesul care funcționa perfect când compania avea 20 de oameni rulează, neschimbat, și acum, la 120. Nu pentru că e bun, ci pentru că nimeni nu s-a oprit să-l reconstruiască. Întrebarea corectă nu e „avem un proces bun sau prost?", ci „în ce stadiu de maturitate suntem și cum arată următorul?".

Mai jos sunt cele patru stadii prin care trece, de regulă, funcția de achiziții. Citește-le și plasează-ți compania. Cel mai probabil te vei recunoaște foarte clar într-unul dintre ele.

Stadiul 1: Necoordonat. „Fiecare cumpără cum poate"

La acest stadiu nu există, practic, un proces. Fiecare departament și, uneori, fiecare persoană cumpără pe cont propriu. Cererile circulă prin email, telefon și discuții pe hol. Aprobarea înseamnă „mi-a zis șeful că e ok". Nu există un loc unde să vezi ce s-a comandat și de la cine.

Cine e aici: firme tinere sau mici, în creștere rapidă, unde viteza a contat mai mult decât ordinea. De multe ori, achizițiile nu sunt responsabilitatea nimănui în mod explicit. Le face cine are timp.

Ce te costă: comenzi duble, prețuri diferite la același furnizor pentru că negociază mai mulți oameni separat, cheltuieli pe care le descoperi abia în contabilitate. Nimeni nu poate răspunde la „cât am cheltuit anul ăsta cu furnizorul X?".

Semnalul că l-ai depășit: ai ajuns să nu mai știi cine a comandat ceva și cu ce aprobare. Haosul nu mai e ocazional, e starea normală.

Stadiul 2: Formalizat, dar manual. „Avem un proces, dar trăiește în Excel"

Aici există deja un proces. E un formular de referat, există o ordine a aprobărilor, poate există chiar un om sau o echipă de achiziții. Pe hârtie, totul e definit. Problema e că procesul trăiește în emailuri, fișiere Excel și foldere partajate. Nimic nu îl impune, totul depinde de disciplina oamenilor.

Cine e aici: majoritatea companiilor medii din România. Au depășit haosul, au pus reguli, dar nu au un sistem care să le țină. Regulile există în proceduri, nu în software.

Ce te costă: procesul e lent, pentru că fiecare aprobare înseamnă să prinzi o persoană. Bugetul se verifică după ce s-a cheltuit, nu înainte. Trasabilitatea există, dar e împrăștiată prin inboxuri, așa că la audit reconstituirea istoricului devine un proiect în sine.

Semnalul că l-ai depășit: petreci mai mult timp urmărind procesul decât executându-l. Întrebările de tip „pe ce buget a fost asta și cine a aprobat?" nu mai au un răspuns rapid.

Stadiul 3: Digitalizat. „Procesul trăiește într-un sistem, nu în inboxuri"

La acest stadiu, procesul nu mai depinde de memoria sau de disciplina nimănui. Cererile pleacă de la un formular standard. Fluxul de aprobare se construiește automat, în funcție de valoare, departament și ierarhie. Bugetul se verifică în momentul cererii, nu o lună mai târziu. Fiecare cerere are un istoric complet, disponibil oricând.

Cine e aici: companii care au decis că procesul de achiziții merită propriul instrument, la fel ca facturarea sau contabilitatea. De obicei au făcut saltul pentru că stadiul 2 devenise pur și simplu prea costisitor.

Ce câștigi: deciziile se iau cu informația în față. Aprobările nu se mai pierd. Închiderea de lună nu mai vine cu surprize, iar auditul devine un non-eveniment, pentru că totul e deja documentat.

Semnalul că ești gata de următorul: ai control, dar începi să-ți dorești să folosești datele pe care le aduni, nu doar să te uiți la ele.

Stadiul 4: Strategic. „Achizițiile creează valoare, nu doar execută cereri"

Ultimul stadiu nu mai e despre control, controlul e deja un lucru rezolvat. E despre ce faci cu informația. Datele despre cheltuieli se analizează: cu cine cheltui cel mai mult, unde se poate consolida, unde se poate renegocia. Achizițiile intră în discuție când se planifică bugetele, nu doar când se cheltuiesc.

Cine e aici: companii mari, cu o funcție de achiziții matură, unde directorul de achiziții stă la aceeași masă cu directorul financiar.

Ce câștigi: achizițiile contribuie direct la marjă. Furnizorii sunt aleși pe date, nu pe obișnuință. Cheltuielile viitoare pot fi anticipate, nu doar constatate.

Saltul care contează cel mai mult

Dacă te-ai recunoscut în stadiul 2, ești în compania majorității firmelor medii din România. Și tot acolo e și cel mai mare salt de făcut, pentru că trecerea de la stadiul 2 la stadiul 3 e singura care schimbă fundamental felul în care lucrezi. Stadiul 1 spre 2 înseamnă să scrii niște reguli. Stadiul 3 spre 4 înseamnă să rafinezi ceva ce funcționează deja. Dar 2 spre 3 înseamnă să muți procesul din capul oamenilor și din inboxuri într-un sistem care îl ține singur.

Vestea bună e că acest salt nu cere o revoluție. Nu schimbi modul în care lucrează compania, ci doar locul în care trăiește procesul.

Cum urci un stadiu, fără să dai totul peste cap

Modulul Procure-to-Pay din Latitude App e construit exact pentru saltul de la stadiul 2 la stadiul 3. Preia procesul pe care îl ai deja definit pe hârtie, cu cerere, aprobare, control bugetar și comandă, și îl așază într-un singur sistem, cu reguli configurate după realitatea ta: ierarhiile tale de aprobare, pragurile tale de valoare, structurile tale analitice pe proiecte și departamente.

Oamenii completează aceleași cereri. Aprobatorii aprobă aceleași lucruri. Diferența e că, de data asta, procesul nu mai depinde de cine își amintește să dea mai departe un email.

Construit în România, pentru companiile de aici

Latitude App este o companie 100% românească, iar Procure-to-Pay este un produs gândit și scris aici, de la zero, nu un software importat și tradus pentru piața locală. L-am construit pornind de la felul în care urcă, concret, companiile de aici de la un stadiu la altul: cu structuri analitice reale, cu praguri de aprobare care se schimbă de la o firmă la alta, cu mai multe valute și cu cote de TVA care nu stau pe loc.

O facem pentru că o companie din România merită un instrument la fel de bun ca oricare altul din Europa, construit de oameni care îi cunosc realitatea.

Întrebări frecvente

Pot fi în stadii diferite, în funcție de departament?

Da, și e foarte des întâlnit. Departamentul de IT poate avea un proces clar, în timp ce achizițiile administrative merg încă pe email. Plasează-ți compania după zona unde se cheltuie cei mai mulți bani sau unde durerea e cea mai mare. Acolo se simte cel mai repede un salt de stadiu.

Trebuie să trec prin fiecare stadiu pe rând?

Nu neapărat. O firmă mică, aflată în stadiul 1, poate sări direct la stadiul 3, pentru că nu are de „desfăcut" un proces manual complicat. Stadiile descriu maturitatea, nu un drum obligatoriu pas cu pas.

De unde știu că e momentul să fac saltul de la stadiul 2 la 3?

Semnalul cel mai clar e simplu: dacă întrebările despre o cheltuială („cine a aprobat, pe ce buget, când") nu mai au un răspuns rapid, procesul tău a depășit deja ce poate duce Excelul. Nu e o chestiune de mărime a firmei, ci de cât de des te lovești de zidul ăsta.