Cine are obligatia emiterii si transmiterii de e-Facturi?

Obligatia de a emite facturi electronice si de a le transmite prin sistemul national RO e-Factura revine:

  • Operatorilor economici care comercializeaza produse cu risc fiscal ridicat in relatia B2B (Business to Business)

 

Lista produselor cu risc fiscal ridicat este detaliata pe larg in OPANAF nr. 12/2022 si cuprinde urmatoarele categorii de produse:

  1. Legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile (coduri NC de la 0701-0714; coduri NC de la 0801-0814);
  2. Bauturi alcoolice (coduri NC de la 2203-2208);
  3. Constructii noi, potrivit definitiei din Codul fiscal;
  4. Produse minerale: apa minerala naturala, nisip si pietris (coduri NC de la 2201- 2202, NC 2505, NC 2517);
  5. Imbracaminte si incaltaminte (coduri NC de la 6401 – 6405, coduri NC de la 6101 la 6117, coduri NC de la 6201 la 6212 si coduri NC de la 6214 la 6217).

 

  • Operatorilor economici care se afla intr-o relatie B2G (Business to Government)

 

Indiferent daca este vorba de prestari de servicii sau de livrari de bunuri, acestia au obligatia sa emita facturi electronice si sa le transmita in sistemul national RO e-Factura.

O relatie de activitate de tipul B2G este considerata relatia prin care un operator economic are calitatea de contractant sau subcontractant / subantreprenor potrivit Legii nr. 98/2016, Legii nr. 99/2016, Legii nr. 100/2016 si al OUG nr. 114/2011.

Lista entitatilor publice in relatie cu care trebuie emise si transmise e-Facturi o regasiti accesand urmatorul link: http://bitly.ws/HjTX

  • Unitatilor afiliate (i.e. operatorii economici care presteaza servicii de turism in relatia B2C – Business to Consumer), pentru facturile emise titularilor voucherelor de vacanta emise pe orice tip de suport.

 

Interesant si util de mentionat este si faptul ca, daca initial s-a inteles ca obligatia raportarii prin sistemul RO e-Factura revine doar pentru livrarile locale de bunuri cu risc fiscal ridicat, in Ghidul publicat de ANAF in decembrie 2022 este precizat faptul ca raportarea in sistemul  RO e-Factura este obligatorie si pentru facturile emise catre clienti din afara Romaniei.

Ce informatii trebuie incluse in e-Factura si ulterior raportate catre ANAF?

Factura electronica reprezinta factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata. Structura facturii electronice trebuie sa respecte specificatiile tehnice si de utilizare prevazute de standardele europene si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national.

Elemente principale ale facturii electronice prevazute in legislatie sunt urmatoarele:

  • identificatorii de proces si de factura;
  • data facturii;
  • informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
  • informatii privind destinatarul facturii electronice;
  • informatii privind beneficiarul platii;
  • informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
  • identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
  • referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
  • detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
  • instructiuni de plata si informatii privind creditari sau debitari;
  • informatii privind pozitiile de pe factura;
  • defalcarea TVA si totalul facturii.

 

Informatiile tehnice publicate de ANAF in legatura cu RO e-Factura pot fi regasite accesand urmatorul link: https://mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice.

Cand trebuie emise si transmise e-Facturile?

Incepand cu data de 1 aprilie 2022,  unitatile afiliate sunt obligate sa transmita in sistemul RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor de vacanta emise pe orice tip de suport.

Incepand cu data de 1 iulie 2022:

  • entitatile care comercializeaza in relatia B2B produse considerate cu risc fiscal ridicat sunt obligate sa transmita facturile emise in sistemul RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura.
  • entitatile care se afla in relatia B2G sunt obligate sa emita facturi electronice si sa le transmita prin sistemul RO e-Factura, pentru toate tipurile de livrari de bunuri si prestari de servicii.

 

Totusi, legislatia aplicabila la acest moment nu prevede un termen pana la care trebuie raportate facturile in sistemul e-Factura, ci prevede doar data de la care facturile emise ar trebui raportate si in sistemul RO e-factura. Mai mult, legislatia aplicabila la acest moment nu prevede o sanctiune / contraventie pentru neraportarea facturilor in sistemul RO e-factura.

Cum se face raportarea / transmiterea catre ANAF?

Factura electronica se transmite de catre emitent in sistemul RO e-Factura prin intermediul SPV (Spatiul Privat Virtual), in sectiunea dedicata e-Facturii. Astfel, este vital ca operatorii economici sa fie inregistrati in prealabil in SPV pentru a putea transmite e-Facturile.

 

Exista doua modalitati de transmitere a facturii electronice:

  • Interconectarea aplicatiei de facturare disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-factura, utilizand o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface).

Documentatia tehnica pentru microservicii si aplicatii este disponibila la adresa: https://mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice

Aceasta modalitate de transmitere permite incarcarea automata a mai multor fisiere XML (adica a mai multor e-Facturi) in acelasi timp in SPV-ul emitentului, insa implica o dezvoltare software prealabila.

 

  • Utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor si transmiterea XML-urilor generate prin intermediul SPV-ului emitentului.

Aplicatia web pusa la dispozitie de Ministerul Finantelor pentru completarea e-Facturilor si generarea XML-urilor aferente poate fi accesata utilizand urmatorul link: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml

Una dintre provocarile acestei modalitati de transmitere este faptul ca fiecare XML trebuie  generat in mod individual, factura cu factura, si apoi incarcat in SPV in sectiunea dedicata e-Facturii. In cazul unui numar semnificativ de facturi care trebuie transmise in sistemul RO e-factura, acest demers one-by-one poate deveni anevoios si supus erorii umane.

 

Daca factura electronica transmisa respecta structura prevazuta de legislatie, se aplica sigiliul electronic al Ministerului Finantelor si se comunica automat destinatarului, in spatiul sau privat virtual (SPV). Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul RO e-Factura.

In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura corecta, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, se incearca din nou transmiterea facturii electronice.

Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor iar data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila pentru descarcare din sistemul RO e-Factura, in cazul in care atat emitentul cat si destinatarul facturii electronice sunt inregistrati in Registrul RO e-Factura.

Pentru facturile emise de catre emitenti inscrisi in Registrul RO e-Factura catre destinatari care nu sunt inscrisi in Registrul RO e-Factura se aplica prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal.

Emitentul trebuie sa fie inscris in Registrul RO e-Factura pentru a putea transmite e-Facturi?

Inregistrarea in Registrul RO e-factura se realizeaza doar de catre entitatile care nu au obligatia utilizarii acestui sistem dar doresc prin optiune sa utilizeze sistemul RO e-Factura.

Entitatile care sunt obligate sa emita si sa transmita e-Facturi pot face acest lucru fara a fi inscrise in Registrul RO e-factura.

Atentie insa ca inscrierea prin optiune in Registrul RO e-Factura duce la obligatia de a raporta toate facturile prin sistemul RO e-Factura, si nu doar cele pentru care raportarea este obligatorie.

Din punct de vedere procedural, inscrierea emitentilor in Registru RO e-Factura se face prin transmiterea formularului (084) „Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura“, avand bifata sectiunea III.

Inscrierea in Registrul RO e-Factura este valida incepand cu data de 1 a lunii urmatoare transmiterii formularului 084 iar renuntarea la cerere privind inregistrea in RO e-Factura se poate face tot pana la data de 1 a lunii urmatoare transmiterii cererii de inregistrare.

Altfel spus, daca un contribuabil nu se decide relativ repede ca nu ar trebui totusi sa se inregistreze in Registrul RO e-factura, si termenul de 1 a lunii urmatoare depunerii Formularului 084 de inscriere in registru este depasit, nu mai exista cadru legal pentru a permite iesirea din sistemul RO e-Factura iar entitatea respectiva trebuie sa emita si sa transmita toate facturile prin sistemul RO e-Factura.

Registrul RO e-Factura poate fi accesat utilizand link-ul de mai jos si pe baza CUI-ul: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/registre/registrul_eFactura

In loc de concluzie:

Este foarte important sa se inteleaga in mod corect cerintele de raportare in sistemul RO e-Factura pentru a se evita erorile sau chiar omisiunea raportarii.

Este important sa se asigure ca personalul implicat in procesul de raportare are cunostintele si competentele necesare pentru a opera in conformitate cu cerintele sistemului RO e-Factura.

De asemenea, este necesar ca datele sa fie pregatite intr-un format standardizat. Pentru acest lucru, trebuie sa se identifice modalitatile de prelucrare si pregatire a datelor in conformitate cu formatele cerute.

Pentru alegerea unei solutii tehnice optime, operatorul economic trebuie sa tina cont de specificul activitatii pe care o desfasoara si de volumul datelor catre trebuie transmise in sistemul RO e-Factura.

Si nu in ultimul rand, este important sa se acorde atentie costurilor asociate implementarii si operationalizarii raportarii in sistemul RO e-Factura. Acestea includ atat costuri de timp, resurse umane, cat si dezvoltarea unor resurse tehnice necesare.

Cum puteti folosi aplicatia Latitude App pentru emiterea si transmiterea e-facturilor?

Prin Latitude App veti putea:

  • generarea facturile in format electronic prin import date din excel
  • verificarea facturilor electronice prin DUK Integrator
  • transmiterea facturilor electronice catre ANAF
  • verificarea status-ului facturilor electronice emise si transmise si descarcarea acestora din platforma
  • verificarea facturilor electronice primite si descarcarea acestora din platforma